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Fechamos a coluna anterior mencionando que, nesta, iríamos discutir o compartilhamento de arquivos. Então, mãos à obra.

Dropbox fornece dois meios de compartilhar arquivos. O primeiro, com todo o mundo. O segundo, apenas com um grupo selecionado.

Comecemos, como convém, pelo primeiro, o mais simples.

Se você já instalou o programa, repare que entre os objetos de sua pasta Dropbox aparece uma pasta denominada “Public”. Quem a criou foi o próprio Dropbox durante a instalação. Como o nome indica, seu conteúdo é publico e ela fornece um dos meios de compartilhamento de arquivos.

Em princípio ela funciona como qualquer outra pasta: você pode gravar nela, mover para ela e remover dela qualquer arquivo. Mas não a use para seus arquivos de trabalho, apenas para aqueles que deseja compartilhar com o público em geral. Pois ela goza de uma propriedade característica e muito especial: qualquer arquivo que seja nela gravado ganha um URL (“Uniform Resource Locator”, aquilo que chamamos familiarmente de “endereço internet”) atribuído pelo Dropbox.

Um exemplo prático: entre os arquivos de minha pasta Public há uma foto de duas velharias. Abrindo-se a pasta Dropbox (na nuvem ou em qualquer computador onde o programa esteja instalado), passando-se para a pasta Public, clicando-se com o botão direito sobre o ícone de qualquer arquivo nela contido, selecionando-se a entrada “Dropbox” de seu menu de contexto e clicando-se sobre a opção “Copy public link”, copia-se o URL do arquivo para a Área de transferência. Acabei de fazer isto na minha pasta Dropbox Public com o arquivo da foto que mencionei acima, voltei à edição deste texto e acionei a função “Colar” (Ctrl+V) no início do próximo parágrafo. Aqui está o resultado:

http://dl.dropbox.com/u/55279174/Velharias.jpg

Este é o URL da foto. Clique nele para abri-lo em seu navegador e aprecie as duas vetustas figuras nela retratadas (achou complicado? Veja um vídeo esclarecedor aqui).

É claro que isto vale para qualquer programa, inclusive seu gerenciador de correio eletrônico. Ou seja: grave um arquivo qualquer na pasta Public de seu Dropbox, copie seu URL como acima descrito, edite uma mensagem de correio eletrônico, cole nela o URL e envie. É a forma mais prática que conheço de transferir um arquivo (de imagem ou qualquer outro) para um destinatário sem a necessidade de anexar o arquivo à mensagem. Ideal para gerenciadores de correio eletrônico que não permitem a inclusão (ou limitam o tamanho) de anexos.

É claro que como o acesso ao arquivo é aberto a qualquer um que disponha do URL, esta não é a forma ideal de transferir material confidencial. Afinal, o destinatário pode distribuir o URL para quem quiser e todos poderão ter acesso ao arquivo. Mas o Dropbox provê uma alternativa de compartilhamento ideal para material confidencial ou trabalho em equipe: a função “Sharing”.

Esta função permite que você crie uma nova pasta e a compartilhe com um grupo selecionado de pessoas (por exemplo, uma equipe que colabora em um mesmo projeto) ou que compartilhe uma pasta existente. Cada membro pertencente ao grupo terá acesso total à pasta e seus arquivos da mesma forma que você. Quaisquer alterações (inclusão, exclusão ou edição de arquivos) feitas por eles na pasta compartilhada aparecerão imediatamente – ou assim que a sincronização for feita – nas pastas correspondentes da pasta Dropbox de todos os demais membros do grupo. A única exigência é que todos deverão obrigatoriamente ser titulares de suas próprias contas Dropbox. Portanto, se você deseja compartilhar uma pasta Dropbox com pessoas que não usam o programa, antes os convide a instalá-lo.

Para criar uma pasta compartilhada, basta acessar o sítio do Dropbox (veja a coluna anterior) e clicar no atalho “Sharing” situado no alto, á esquerda (ou clicar no ícone “Share a folder”, o terceiro do grupo de quatro ícones no alto e à direita e marcar a opção “I’d like to create and share a new folder”). Isto abrirá uma nova página com o botão “New shared folder”. Clique nele e siga as instruções (que consistem basicamente em dar um nome à nova pasta e fornecer os endereços de correio eletrônico dos membros do grupo que receberão o convite para compartilhá-la).

Para compartilhar uma pasta existente, a partir de sua página na nuvem, repita o mesmo procedimento do parágrafo acima mas, ao clicar no ícone “Share a folder”, marque a opção “I’d like to share an existing folder” e, na lista de pastas que aparece, marque a desejada e prossiga.

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Figura 1: compartilhando uma pasta (Foto: Reprodução)Figura 1: compartilhando uma pasta (Reprodução)

Porém, de longe, a forma mais comum de criar um compartilhamento para pastas existentes é fazê-lo a partir da pasta Dropbox de seu próprio computador. Abra-a, localize na estrutura de pastas a que deseja compartilhar (mas atenção: não se pode compartilhar uma pasta criada dentro da pasta Public nem dentro de outra pasta compartilhada), clique com o botão direito do mause sobre ela, clique na entrada “Dropbox” de seu menu de contexto e selecione a opção “Share this folder” (Veja Figura 1). Isto o levará para o sítio do Dropbox, já aberto na página de compartilhamento, onde você deverá entrar com os endereços de correio eletrônico dos convidados para participarem do grupo (e, a cada convite, adicionar uma mensagem pessoal, se desejar).

Isto feito, assim que você clicar no botão “Share folder”, o programa Dropbox expedirá convites a cada um dos elementos incluídos na lista, com um atalho para que eles os aceitem. Aceitos, a pasta compartilhada imediatamente aparecerá na pasta Dropbox de cada um dos membros do grupo.

Este me parece o meio ideal de compartilhar arquivos em um projeto desenvolvido por uma equipe, mesmo que seus membros estejam geograficamente distantes entre si. Qualquer membro do grupo pode convidar outras pessoas para compartilharem a pasta, mas apenas o criador da pasta compartilhada poderá excluir membros do grupo. Se dois membros do grupo abrirem para edição o mesmo arquivo ao mesmo tempo, Dropbox permitirá que ambas as versões sejam salvas, porém em arquivos diferentes e não tentará fundi-los ou combiná-los. Esta missão ficará a cargo dos próprios usuários (há um artigo na seção de ajuda do Dropbox esclarecendo o que fazer nesta situação).

Na próxima coluna encerraremos o assunto Dropbox. Até lá!

B. Piropo

Techtudo

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